Структура и основные понятия бюджетирования

Финансовое планирование будущей деятельности предприятия в рамках бюджетирования оформляется в информационной базе при помощи взаимозависимой системы бюджетов.

Бюджет – это схема соответствия доходов и расходов предприятия в заданном временном интервале. Бюджеты являются инструментами корпоративного управления, представляющими собой финансовый план будущих операций, и используются для планирования, контроля и оценки эффективности деятельности предприятия, а именно:

■ прогноза финансового состояния предприятия;

■ сравнительного анализа запланированных и фактически полученных результатов;

■ оценки выявленных отклонений.

Все бюджеты могут быть условно разделены на следующие группы:

■ основные бюджеты (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс);

■ операционные бюджеты (план продаж, план производства, план закупок, план прямых материальных затрат и т. д.);

■ вспомогательные бюджеты (план капитальных вложений, кредитный план, бюджеты налогов);

■ дополнительные (специальные) бюджеты (бюджет распределения прибыли, планы отдельных проектов и программ).

Особое место в представленном перечне занимает группа основных бюджетов, поскольку в нее входят только итоговые формы бюджетного процесса. Причем данные бюджетные формы тесно связаны между собой и формируются на основании бюджетов, входящих в состав остальных групп. К типовым итоговым формам бюджетов относятся:

■ Бюджет доходов и расходов (БДР) – план доходов и расходов на предстоящий период, который содержит прогнозные значения: объема продаж, себестоимости реализованной продукции, коммерческих и управленческих расходов, расходов финансового характера (проценты к выплате по ссудам и займам, налоги к уплате и т. д.). Результатом формы БДР является расчет прогнозной величины прибыли, а также оценка рентабельности предприятия в заданном временном интервале. Форма и состав статей БДР определяются произвольным образом в зависимости от необходимой для предприятия степени детализации.

■ Бюджет движения денежных средств (БДДС) – основной финансовый документ по управлению текущим денежным оборотом предприятия. Периодичность его составления может быть произвольной. БДДС, как правило, является самым изменяемым из основных бюджетов в процессе текущей деятельности предприятия, так как составляется и утверждается перед началом каждого месяца (квартала). С помощью БДДС обеспечивается оперативное управление финансированием всех хозяйственных операций предприятия – например, планирование величины поступления собственных средств и оценка потребности в заемном капитале. Результатом данной формы бюджета является оценка величины остатков денежных средств предприятия в заданном интервале планирования.

■ Прогнозный баланс – предназначен для целей планирования остатков по основным статьям бухгалтерского баланса (внеоборотные активы, запасы и затраты, дебиторская задолженность, денежные средства, долгосрочные пассивы, кредиторская задолженность и т. д.). Результат данной формы – это оценка прогнозной величины стоимости имущества (активов) и источников их возникновения (пассивов) у предприятия.

Типовой состав бюджетов может быть представлен в следующем виде:

Организация и настройка базовой политики предприятия в сфере бюджетирования осуществляются в рамках используемых моделей.

Модель бюджетирования – совокупность правил, определяющих в заданном временном интервале последовательность формирования связанной системы бюджетов в рамках организаций и/или подразделений предприятия. Для каждой из моделей устанавливается регламент бюджетного процесса, выражающийся в определении последовательности действий по формированию бюджетов. При этом доступны варианты планирования как «снизу вверх» (подготовка бюджетов в подразделениях с последующим утверждением сводного бюджета руководством), так и «сверху вниз» (постановка сводного плана продаж руководством с дальнейшим уточнением по видам номенклатуры в подразделениях). Управление бюджетным процессом может осуществляться в ручном и автоматическом режимах.

Перечень вариантов моделей доступен из списка Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование – Модели бюджетирования. При этом под вариантами подразумеваются бюджетные модели, которые использовались, используются или только планируются к использованию.

Для каждой модели определяются правила, позволяющие прогнозировать финансовые результаты деятельности не только всей компании в целом, но и различных ее структурных подразделений, зафиксированных в финансовой структуре предприятия. При этом доступно как совместное, так и независимое использование бюджетов организаций и/или подразделений.

В модели бюджетирования можно выбрать реквизит Функциональная валюта, со следующими аналитиками:

■ В валюте регл. учета;

■ В валюте упр. учета.

Внимание

При регистрации модели бюджетирования для нее предусмотрена настройка, позволяющая осуществлять при помощи заданных лимитов контроль за порядком расходования денежных средств (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Контролировать превышение лимитов).

Возможность использования в заданном временном интервале конкретной модели бюджетирования регулируется при помощи статусов. При этом в качестве рабочей версии модели (в статусе Действует) для заданного периода может быть определено произвольное количество моделей.

Выбор модели, используемой по умолчанию (если их более одной), осуществляется на основании статистики. В качестве источников статистики используются документы Экземпляр бюджета.

Одной из ключевых особенностей модели бюджетирования является возможность ее безболезненной корректировки (замены) без осуществления предварительных системных настроек. При этом для новой модели автоматически поддерживается планирование на основании плановых и фактических данных, наследуемых от предыдущей модели. Например, в текущем периоде модель бюджетирования имела аналитику только по организациям, но появилась потребность в детализации до подразделений. В данном случае новая модель бюджетирования с добавленной аналитикой по подразделениям не будет являться разделителем учета – все данные бюджетов, оформленные в рамках предыдущей модели бюджетирования, будут также доступны и для новой модели.

При построении модели бюджетирования могут быть учтены данные, введенные в смежных разделах (например, планы продаж, закупок, производства).

При изменении модели бюджетирования организация и подразделение заполняется по данным статистики в зависимости от учета по организациям и подразделениям для данной модели бюджетирования.

Для обмена бюджетной моделью между информационными базами  предусмотрена возможность выгрузки и загрузки модели бюджетирования.

При выгрузке Модели бюджетирования будут сохранены в файл обмена:

■ Модель бюджетирования;

■ Виды бюджетов;

■ Этапы подготовки бюджетов.

Также при выгрузке Модели бюджетирования в файл обмена будут сохранены изменения в НСИ бюджетирования, которые связаны с выгружаемыми данными модели бюджетирования, такие как:

■ Статьи бюджетов;

■ Сценарии бюджетов;

■ Лимиты расхода ДС;

■ Показатели бюджетов;

■ Нефинансовые показатели;

■ Аналитики статей бюджетов;

■ Связи показателей бюджетов.

При этом новые объекты создаются, а если загружаемые объекты будут найдены в базе при загрузке, то они будут обновлены и перезаписаны.

Выгрузка модели бюджетирования возможна при помощи обработки Выгрузить модель бюджетирования (раздел Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники). В рамках этой обработки в пошаговом режиме необходимо выбрать и указать следующие настройки:

■ модель бюджетирования для выгрузки;

■ файл, в который будет выгружена модель бюджетирования;

■ виды бюджета для выгрузки;

■ этапы подготовки бюджетов для выгрузки.

Загрузка модели бюджетирования возможна при помощи обработки Загрузить модель бюджетирования (раздел Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники).

Данная обработка обеспечивают загрузку модели бюджетирования из файла обмена, который содержит выгруженную ранее модель из другой информационной базы. При загрузке файла можно обновить существующую модель бюджетирования или создать новую.

В рамках обработки Загрузить модель бюджетирования необходимо указать:

■ файл, из которого будет загружена модель бюджетирования;

■ виды бюджетов, которые необходимо загрузить;

■ этапы подготовки бюджетов, которые необходимо загрузить;

■ вариант загрузки:

○ Обновить существующую;

○ Загрузить еще одну модель.

 Все остальные этапы будут произведены автоматически.

Внимание

Также в случае необходимости модель бюджетирования может быть скопирована в рамках одной информационной базы. Копирование осуществляется непосредственно из формы модели бюджетирования при помощи мастера, доступного из группы команд Еще.

Непосредственной настройке модели бюджетирования предшествует заполнение следующих элементов:

■ Статьи бюджетов;

■ Показатели бюджетов;

■ Нефинансовые показатели;

■ Связи показателей бюджетов;

■ Правила получения фактических данных;

■ Сценарии.

В приведенном перечне ключевыми при формировании бюджетных форм являются статьи (обороты) и показатели (остатки) бюджетов.

В бюджетировании доступно 6 настраиваемых аналитик (на статьях и показателях) и 2 опциональных измерения (включаются на модели бюджтирования): организация и подразделение.

Возможны четыре варианта настройки измерений в модели бюджетирования: без учета по организациям и подразделениям, Организация, Подразделение, Организация + Подразделение - соответствуют понятию ЦФО (центра финансовой ответственности), как владельца и ответственного за бюджет.

Перечень доступных видов аналитик хранится в списке Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование – Аналитики статей бюджетов. При помощи данных аналитик достигается необходимая глубина детализации для используемых статей бюджетов. В качестве таких аналитик могут быть задействованы, например, справочники оперативного учета Номенклатура, Статьи расходов и т. д.

Аналитика тоже может быть Подразделением или Организацией. В чем разница между ними?

Заполнение аналитик настраивается в правилах получения фактических данных и может быть как равно, так и не равно измерению в случае аналитик Подразделение или Организация.

Измерения заполняются автоматически из источника и не настраиваются (это ведущие одноименные измерения Организация и Подразделение регистров).

Не рекомендуется занимать аналитику для дублирования значения измерения, если оно используется.

Можно использовать аналитику Подразделения, как «назначение», тогда как измерение Подразделение будет «владельцем» бюджета.

Подробнее о ситуациях, когда подразделений может быть несколько в рамках одной хозяйственной операции см. Использование реквизита подразделение при оформлении поступления или списания денежных средств.

Не рекомендуется настраивать конфликтующие аналитики (пересекаются с общими измерениями - организация, подразделение и т.п.) для статей и показателей. В этом случае настроенные правила заполнения аналитик будут конфликтовать с отборами по измерениям. Нужно в правилах получения факта включать Использовать расширенную настройку заполнения аналитик и указывать нужные аналитики явно.

Если же какая-то аналитика нужна дважды именно как аналитика (а не измерение + аналитика), то для таких настроек и ситуаций, когда две аналитики одного типа (например, номенклатура выпуска и материал), необходимо создать новый вид аналитик с нужным типом и другим наименованием и использовать в настройках его.

Далее в правилах получения фактических данных настроить разные источники для таких аналитик.

В правиле получения фактических данных на закладке Заполнение аналитик статьи в столбце Способ заполнения можно выбрать следующие варианты:

■ Указанным значением - значения аналитик статьи устанавливаются вручную в столбце Заполнение аналитики.

■ Из источника данных - значение аналитик статьи определяется с помощью выбранной аналитики, указанного реквизита аналитики или дополнительного реквизита аналитики.

Статьи бюджетов – перечень доходных и расходных финансовых характеристик, которые включаются в структуру бюджетов и являются основным объектом планирования. При помощи статей бюджета в учетной системе реализуется механизм «двойной записи», при котором обороты по статье бюджета увеличивают значения одних остаточных показателей и уменьшают значения других. В качестве статей бюджетов могут использоваться, например, выручка от реализации, поступление денежных средств от инвестиционной деятельности, амортизация основных средств, расходы на содержание автотранспорта и т. д. Состав бюджетных статей определяется на этапе составления и утверждения бюджетов и зависит от организации и видов деятельности предприятия.

Статьи бюджетов хранятся в списке Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование – Статьи бюджетов и в общем случае соответствуют хозяйственным операциям, осуществляемым в рамках финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Для статей бюджета предусмотрено опциональное использование шести настраиваемых аналитик.

Учет данных по статьям бюджета может осуществляться как по количеству, так и по валюте – или по двум признакам одновременно. Например, обороты по статье Оптовые продажи могут быть представлены в разрезе аналитики Договор, а учет – осуществляться как по показателю Количество, так и по показателю Валюта. Единица измерения может быть задана в бюджетной статье или получена по одному из объектов аналитики, указанных для данной статьи. Использование общей единицы измерения позволяет избегать ошибок – например, при осуществлении последующих операций суммирования при формировании бюджетных форм.

При необходимости можно выводить в бюджетном отчете информацию по номенклатуре в единицах для отчета, а также в единицах измерения веса, длины, объема и площади, отличных от единиц хранения.

Для этого необходимо в статье бюджета выполнить следующие настройки:

■ в разделе Виды аналитик создать и выбрать новую аналитику Номенклатура в ед. … (например, Номенклатура в ед отчета), в карточке которой в поле Источник ед. измерения выбрать нужную аналитику (например, Единица для отчетов);

■ в разделе Учет установить флаг По количеству;

■ установить переключатель Единица измерения определяется аналитикой и выбрать значение нужной аналитики (например, Номенклатура в ед. отчета).

Внимание

В карточке справочника Номенклатура необходимо настроить поле Единица для отчетов, при необходимости указать нужные параметры  Вес, Объем, Длина, Площадь.

Ограничение

Возможно использование дополнительных реквизитов и дополнительных сведений (см. раздел НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки - Свойства).

В панели навигации формы статьи бюджетов находятся две команды:

■ Зависимые статьи и показатели - отображаются правила расчета, в которых данная статья является источником для других статей, показателей бюджетов, как целевых, так и расчетных;

■ Исходные статьи и показатели – отображаются правила расчета, в которых данная статья является приемником для других статей и целевых показателей  бюджетов.

Настройку связей статей, расчетных и целевых показателей бюджетов подробнее можно посмотреть в статьях Настройка связей статей и расчетных показателей бюджетов по правилам расчета,

Заполнение статьи бюджетов и целевого показателя с помощью настройки Расчет оборотов по правилам.

Установка фактических значений для статей бюджетов осуществляется с помощью настраиваемых правил.

Для анализа текущих оборотов по статьям бюджетов с отбором по сценарию и периоду планирования предусмотрен отчет Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Бюджеты – Оборотная ведомость по статьям бюджетов.

При проектировании модели встает вопрос детализации статей бюджетирования и что будет статьей, а что аналитикой. Об особенностях настройки НСИ см. статью Особенности настройки НСИ бюджетирования: статьи, показатели, аналитики.

Показатели бюджетов – перечень остаточных характеристик, которые определяют суммовые и количественные итоги в разрезе остатков, формируемых на основании оборотов по соответствующим статьям бюджетов. При этом значения показателей бюджетов могут как планироваться, так и рассчитываться автоматически в зависимости от установленных настроек показателя.

Показатели бюджетов хранятся в списке Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование – Показатели бюджетов и являются, по сути, статьями прогнозного баланса, который можно получить по окончании процесса формирования плановых данных. Для показателей бюджетов допускается использование до шести настраиваемых аналитик. Настройка учетных данных по показателям бюджетов аналогична применяемой для статей бюджетов.

При помощи отдельной настройки (на закладке Настройки типа показателя) предусмотрено уточнение «Целевого» или «Расчетного» варианта получения данных по показателю. В первом случае данные вводятся (планируются) вручную или автоматически при помощи документа Экземпляр бюджета, во втором – рассчитываются по оборотам влияющих статей бюджетов.

Показатели определяют перечень операций (оборотов по статьям бюджета или остатков по показателям), включаемых в тот или иной бюджет. Например, в бюджет движения денежных средств (БДДС) включаются данные по операциям, изменяющим остаток денежных средств, в бюджет доходов и расходов (БДР) – операции, влияющие на прибыль предприятия, а остаточные показатели участвуют в формировании структуры прогнозного баланса. Установка начальных значений для показателей бюджетов осуществляется с помощью настраиваемых правил.

Возможно использование дополнительных реквизитов и дополнительных сведений (см. раздел НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки - Свойства).

Внимание

Для проведения план-фактного анализа показателей бюджетов и их аналитик предусмотрен отчет Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Бюджеты – Оборотно-сальдовая ведомость по показателям бюджетов.

Нефинансовые показатели – перечень вспомогательных значений для использования в расчетах и получения плановых оборотов по статьям бюджетов с возможностью распределения по периодам и аналитикам. Например, это может быть расчет бюджетных статей фонда оплаты труда по планируемой численности и окладам или организация многомерных профилей распределения, таких как расчет сезонных колебаний в зависимости от групп товаров. В качестве нефинансовых показателей могут быть задействованы: ставка рефинансирования, плановое количество розничных магазинов, численность персонала, занимаемая площадь и т. д.

Перечень нефинансовых показателей регистрируется в списке Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование – Нефинансовые показатели.

В общем случае к нефинансовым показателям могут быть отнесены:

■ коэффициенты,

■ цены,

■ средние значения,

■ характеристики (числовые).

В случае если нефинансовый показатель содержит денежные и/или количественные характеристики, для него дополнительно уточняются источник валюты и единица измерения. Порядок определения источника валюты и единицы измерения аналогичен ранее рассмотренному для статей бюджетов. Нефинансовые показатели могут быть детализированы до организации, подразделения и сценария (закладка Детализация и периодичность). Использование дополнительной детализации по периодам позволяет устанавливать различные повторяющиеся значения, например декабрь каждого года. Период действия нефинансового показателя может быть как бессрочным, так и ограниченным рамками заданного периода.

Для группы нефинансовых показателей с идентичной детализацией дополнительно могут быть созданы шаблоны, позволяющие сформировать удобный интерфейс для группового ввода значений показателей с учетом объектов детализации. Предусмотрен расчет значений нефинансовых показателей на основании различных источников (переключатель Значения загружаются из других подсистем). В этом случае для них может быть настроена схема компоновки данных (СКД), а также правила заполнения аналитик с использованием как предустановленных, так и собственных схем компоновки данных.

Регистрация значений нефинансовых показателей осуществляется при помощи документа Значения нефинансовых показателей.

Статьи бюджетов, показатели бюджетов, нефинансовые показатели являются общими для всех моделей бюджетирования. Например, если введен классификатор статей бюджетов, то при переходе к новой модели бюджетирования данный классификатор статей будет сохранен.

Возможно использование дополнительных реквизитов и дополнительных сведений (см. раздел НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки - Свойства).

Значения нефинансовых показателей – документ, позволяющий по умолчанию регистрировать в учетной системе значения одного нефинансового показателя бюджета по одному набору объектов детализации. В качестве объектов детализации могут быть задействованы, например, такие измерения, как организация и подразделение. Регистрация нефинансовых показателей может осуществляться вручную или с помощью настроенных шаблонов и производится из рабочего места Бюджетирование и планирование – Бюджеты – Значения нефинансовых показателей.

Непосредственная настройка шаблонов осуществляется в пошаговом режиме с использованием встроенного помощника:

■ На первом шаге помощник позволяет отобрать перечень только совместимых нефинансовых показателей (имеющих одинаковую детализацию), для ввода которых создается шаблон. При этом наименование шаблона после выбора перечня показателей формируется автоматически.

■ На втором шаге определяется вариант размещения реквизитов: все поля в шапке; в простой (сложной) таблице. Полученный вариант можно сразу же отобразить при помощи соответствующей команды.

■ На третьем шаге помощника определяется порядок расположения полей в таблице в зависимости от выбранного на предыдущем шаге варианта размещения.

■ На заключительном шаге помощника при необходимости настраивается алгоритм заполнения значений, транслируемых из других источников с использованием предопределенных и созданных самостоятельно схем компоновки данных.

По итогам настройки шаблона его дальнейшее использование доступно из документов Значения нефинансовых показателей при помощи выбора вида операции Ввод значений по шаблону.

В панели навигации формы расчетного показателя бюджетов находится команда Исходные статьи и показатели. При переходе по этой команде  отображаются правила расчета связанных остатков и оборотов бюджетов, в которых данный показатель является приемником. При этом источником могут быть статьи или целевые показатели бюджетов.

Внимание

Настройку связей статей, расчетных и целевых показателей бюджетов подробнее можно посмотреть в статьях Настройка связей статей и расчетных показателей бюджетов по правилам расчета,

Заполнение статьи бюджетов и целевого показателя с помощью настройки Расчет оборотов по правилам.

Формирование фактических данных в бюджетировании осуществляется при помощи настраиваемых правил. Причем данные правила могут быть использованы не только для целей получения фактических данных, но и для решения задач планирования.

Настройка правил производится индивидуально для каждой статьи и показателя бюджета непосредственно из форм данных объектов, а также из отдельного рабочего места Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование – Правила получения фактических данных. Для использования фактических данных при построении бюджетов в конфигурации предусмотрен предопределенный сценарий Фактические данные.

При помощи правил осуществляется формирование фактических оборотов по статьям бюджетов и начальных значений показателей бюджетов на основании данных информационной базы.

В рабочем месте Правила получения фактических данных настройка правил получения фактических данных может осуществляться в двух режимах:

■ по статьям и показателям бюджетов;

■ по источникам получения фактических данных.

Первый режим позволяет настраивать источники получения фактических данных непосредственно для каждой статьи и показателя бюджета и предназначен в первую очередь для опытных пользователей. Второй режим предназначен для пользователей, предпочитающих получить сначала перечень всех доступных источников и только потом, оценив все возможные варианты, приступить к настройке связей данных источников со статьями и показателями бюджетов. Причем если для показателя было настроено более одного правила, то при формировании бюджетных форм значения по данному бюджетному показателю будут суммироваться автоматически.

В качестве источников фактических данных могут выступать:

■ Оперативный учет – источниками данных для статей бюджетирования являются Хозяйственные операции с возможностью определения источника суммы для выбранной операции. Для показателя бюджетирования источником данных будут, в свою очередь, выступать статьи активов и пассивов;

■ Регламентированный/международный учет – источниками данных являются: для показателей бюджетирования – остатки и обороты по счетам соответствующего плана счетов, а для статей бюджетирования – обороты;

■ Произвольные данные – есть возможность настроить произвольную схему получения любых доступных в учетной системе фактических данных.

С помощью расширенного режима (гиперссылка Использовать расширенную настройку заполнения аналитик) определяется способ заполнения каждой из аналитик в момент получения фактических данных.

Непосредственное получение фактических данных в разрезе источников денежных средств может осуществляться с использованием различных алгоритмов расчета (с учетом и без учета НДС).

В случае необходимости отражения фактических данных бюджетирования по направлениям деятельности предусмотрена соответствующая аналитика.

При копировании статьи бюджета или показателя бюджета существует возможность копировать связанные правила получения фактических данных.

При копировании правил получения факта по статьям и показателям бюджетов переносятся значения на закладке Дополнительный отбор.

В целях оптимизации проведения план-фактного анализа для документов с настроенными правилами получения фактических данных предусмотрены варианты как оперативного, так и отложенного отражения в информационной базе.

Возможность выбора необходимого варианта определяется функциональными опциями НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование – Автоматически запускать фоновое задание расчета хранимых данных при проведении документов и Автоматически запускать фоновое задание расчета хранимых данных бюджетирования из отчетов. После установки данных опций для бюджетных документов (экземпляров бюджетов) становится доступным отражение в учетной системе результатов их расчетов как по расписанию (при помощи фонового задания), так и вручную. В свою очередь, для бюджетных отчетов появляется возможность отображения предупреждений о необходимости их переформирования, если в отчетном периоде были выявлены неотраженные документы. При этом основанием для автоматического хранения в системе фактических данных является установленная опция Хранить результат выполнения правила на правиле получения фактических данных.

Срок действия правила распространяется только на режим хранения данных. Сами правила деактивируются от их учета путем их удаления из списка правил.

Важно отметить, что регистр накопления Фактические данные бюджетирования, в котором хранится результат расчета фактических данных по правилам, является служебным, по сути кэшем данных. Он очищается и перезаполняется заново после редактирования правил.

Корректировать данные в нем через документ Корректировка регистров не имеет смысла, эти данные будут утеряны при пересчеты всего кэша факта после изменений правил.

В случае использования произвольных правил и хранимого факта необходимо учитывать особенности составления СКД для таких правил. См. статью Настройка произвольных правил получения фактических данных при использовании «хранимого» факта бюджетирования.

Получать фактические данные по статьям бюджетов по данным оперативного учета рекомендуется по корреспондирующим регистрам остатков. Для этого в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование необходимо установить переключатель Получение фактических данных по данным оперативного учета на значение По корреспондирующим регистрам остатков. Подробнее см. статью Получение фактических данных по статьям бюджетов в оперативном учете по данным корреспондирующих регистров остатков.

Внимание                

В статье бюджета при изменении периода в поле Ограничить период сбора данных для хранения с система задаст вопрос о необходимости переотражения документов в бюджетировании. Возможность не переотражать документы в бюджетировании необходима для сохранения ранее рассчитанного факта, чтобы он не удалился по документам, не относящимся к новому периоду, но относящимся к прошлому периоду. Это важно в первую очередь при изменении настройки получения факта по статьям бюджетов, если результат расчета изменился при переходе на режим сбора факта по корреспондирующим регистрам остатков.

Внимание

Рекомендуем изучить примеры по настройке правил получения фактических данных в статьях:

Настройка «Отчета об исполнении Генерального бюджета торговой Компании»;

Пример настройки произвольных правил получения фактических данных для бюджетирования.

Внимание

Отчет Результат работы правил предназначен для контроля результатов работы правил получения фактических данных, а также оценки фактических данных по статьям и показателям, полученным при построении бюджетных отчетов. Данный отчет выводит данные по сценариям: Фактические данные и Исполнение бюджета.

Отчет вызывается из:

■ карточки справочников Статьи бюджетов, Показатели бюджетов на закладках: Основное и Правила получения фактических данных;

■ рабочего места Настройка правил получения фактических данных бюджетирования;

■ формы списков статей бюджетов и показателей бюджета.

Из формы списков статей бюджетов и показателей бюджетов отчет Результат работы правил  можно сформировать по нескольким выбранным статьям или показателям бюджетов.

Если создано или изменено правило получения фактических данных, в котором установлен флаг Хранить результат выполнения правила, то в бюджетировании ставятся на отражение в регистре накопления «Фактические данные бюджетирования» документы, данные в которых участвуют в получении фактических данных по новым или скорректированным правилам.

Если нельзя связать правило с конкретными видами документов, то на отражение ставятся все документы.

Если был изменен первичный документ, то на отражение становится этот документ.

Само отражение документов в бюджетировании происходит одним из перечисленных ниже способов:

■ При проведении какого-либо документа, если стоит флаг Автоматически запускать фоновое задание расчета хранимых данных при проведении документа в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование.

■ При формировании бюджетного отчета, если стоит флаг Автоматически запускать фоновое задание расчета хранимых данных бюджетирования из отчетов в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование.

■ С помощью регламентного задания по расписанию. В этом случае рекомендуется отключить функциональные опции Автоматически запускать фоновое задание расчета хранимых данных при проведении документа и Автоматически запускать фоновое задание расчета хранимых данных бюджетирования из отчетов, чтобы отражение происходило одним заданием, а не множеством.

 Чтобы настроить регламентное задание необходимо зайти в раздел НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания. Найти на закладке Регламентные задания Отражения документов в бюджетировании и открыть. Поставить флаг Включено и по гиперссылке Расписание его настроить.

■ В рабочем месте Настройка правил получения фактических данных бюджетирования (см. раздел Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники), нажав на кнопку Отразить документы.

■ В отчете по бюджетированию при наличии документов к отражению за период отчета с помощью гиперссылки Отразить документы можно запустить фоновое задание для отражения этих документов в бюджетировании, если отключена функциональная опция Автоматически запускать фоновое задание расчета хранимых данных бюджетирования из отчетов в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование.

■ В правиле получения фактических данных, если включен флаг Хранить результат выполнения правила с помощью команды Отразить документы по правилу можно переотразить все документы в бюджетировании по данному правилу. Данная команда появляется после повторного открытия правила получения фактических данных после его создания.

Есть ли документы, которые необходимо отразить в бюджетировании, можно увидеть в рабочем месте  Настройка правил получения фактических данных бюджетирования.

Корректность отражения данных в бюджетировании возможно проверить с помощью отчета Движения документа. Открыть его можно из любого документа, нажав кнопку Отчеты.

Если было настроено правило получения фактических данных, в котором установлен флаг Хранить результат выполнения правила и произошло отражение данных в бюджетировании, то должна появиться запись в регистре накопления «Фактические данные бюджетирования».

Если флаг Хранить результат выполнения правила не установлен, то расчет факта происходит в момент обращения к нему (например, при формировании бюджетных отчетов по план-фактному анализу), при этом данные в регистр накопления «Фактические данные бюджетирования».не будут записываться.

Если в РН «Фактические данные бюджетирования» в столбце Реквизиты будет сообщение об ошибках, то необходимо:

1. отменить проведение (см. Еще – Отменить проведение) и перепровести документ;

2. отразить в бюджетировании;

3. закрыть месяц.

Если ошибка не ушла, тогда необходимо написать на линию консультации, что есть такая ошибка.

Сценарии – это доступные версии планов финансового состояния предприятия, используемые в рамках общего временного интервала. Сценарий является своеобразным разделителем учета при формировании различных планов финансово-хозяйственной деятельности. В качестве примеров можно привести следующие сценарии: квартальный; квартальный с учетом внешних факторов. Настройка сценариев осуществляется в списке Бюджетирование и планирование – Настройка и справочники – Бюджетирование – Сценарии бюджетирования.

По умолчанию в конфигурации присутствует предустановленный сценарий Фактические данные, с помощью которого идентифицируются фактические данные, хранящиеся в учетной системе. Дополнительно для целей контроля за расходованием денежных средств с использованием механизма заявок реализован вспомогательный предопределенный сценарий Исполнение бюджета. С помощью данного сценария контролируется соответствие установленным лимитам сумм, указанных в документах Заявка на расходование денежных средств.

Сравнение различных финансовых планов предприятия возможно при помощи мультивалютных сценариев с использованием сумм:

■ в валюте операции;

■ в валюте сценария;

■ в валюте управленческого учета;

■ в валюте регламентированного учета.

Валюта операции определяется настройками статьи бюджета. Итоги пересчитываются в выбранную валюту на основании курса сценария с возможностью указания прогнозных значений валют и источников их получения, что позволяет использовать одинаковые значения прогнозных курсов при сравнении различных сценариев.

На практике фактические данные для подсистемы бюджетирования берутся из оперативного учета. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести корректировки в фактические данные для бюджетных отчетов. Если, например, регламентированный учет отличается от управленческой отчетности. Система позволяет выбрать источником данных бюджетирования управленческий учет и корректировки, как разницу от регламентированного учета, нужно вводить туда, в фактические данные управленческого учета, а не в системе бюджетирования.

Система не рассчитана на корректировку факта в самом бюджетировании, он должен быть реальным на учетных документах оперативного учета. Нужно вносить правки через оперативные документы в сам исходный учет, как источник данных бюджетирования.

Подробнее про источники данных для бюджетирования см. Описание остаточных и оборотных регистров оперативного учета – источников для статей и показателей бюджетирования.

Если же фактические данные оперативного учета править не нужно, но при этом нужно получить какой-то срез фактических данных, который можно сравнивать с планами бюджетирования, то это возможно с корректировкой данных через специальный сценарий бюджетирования. Вариант не требует создания корректирующих документов оперативного учета для искажения реального факта.

Показатели и статьи бюджетов используют настоящий факт оперативного контура, но его потом нужно «исказить». Для этого можно использовать дополнительные правила получения фактических данных, которые будут получать искажающие факт корректировки из дополнительного сценарий бюджетирования.

Нужно завести специальный сценарий Корректировка факта. По статьям бюджетов, которые влияют на этот показатель, ввести данные по корректировке (на дельту суммы к реальному факту для получения требуемого искажения)  через Экземпляр бюджета по специальному Виду бюджета для таких корректировок, содержащему список всех таких статей.

Далее нужно настроить произвольные правила получения факта на регистр Обороты бюджетов по этому сценарию и статьям, как будто это фактические данные.

Факт берется по правилам фактических данных, но сами правила могут брать данные где угодно (произвольные правила), не только в реальном факте. Это даст факт + корректировки = искажение факта.

Подробнее о настройке произвольных правил см. Настройка произвольных правил получения фактических данных для бюджетирования.